私のGoogleアカウントはかなり前に取ったもので幾度かの容量増額キャンペーンを受けたのでけっこうあるのですが、それでも最近「容量が足りないので契約するかメール整理してください」という案内がしつこく出ていたが無視していた。
しかし「別アカウントに移せば容量空く」という話を聞いて、主にグーグルフォトの写真を別アカウントに移して容量を減らしたのでそれをまとめておこうかと思う。
※念のために書いておくと、グーグルアカウントの容量計算はGoogleDrive＋GooglePhoto＋Gmailなどすべての利用容量合算で決まります。
グーグルフォトを別アカウントに移して容量を減らす
概要
グーグルフォトに入っているアルバムごと別アカウントに共有後、別アカウント側で保存してアルバム名を付け、そのアルバムを元のアカウントにシェア（共有）することで、元のアカウント側で今まで通り閲覧が可能。
※アカウント容量がいっぱいになると「メールを削除しなきゃ」という人がいますが、テキスト主体のメールは一万通消したところでせいぜい数MB～程度です（よほどデカい添付ファイルがある場合は別）。一方スマホの性能向上により高精細化が激しいフォト（写真）は1枚で1MB～、動画なら1本でその数倍は軽く行きます（録画時間による）。作業効率から考えてフォトの写真を移動するほうが圧倒的に早く効果が期待できます。もちろん長期的には不要なメールを1万通規模で消していけば効果が出ますので、そちらも地道にやりましょう。※メール管理については後述しました
注意事項など
- 別アカウントも月一でメールチェックなどして維持行動が必要
- 2つのブラウザでグーグルアカウントをそれぞれ開いておくと作業が捗ります
※ブラウザが2つない場合は、別アカウントにメールを送ってからアカウントを切り替えるなどの工夫が必要です - 以下では元アカウント、元アルバム、別アカウント、新アルバムという言葉が出てきます。大まかには、1.新アカウントに元アルバムを共有後に新アルバムとして保存し、2.その新アルバムを元アカウントに逆共有したうえで、3.元アカウントの元アルバムを削除という流れになります。
手順
リンク準備
- 元アカウントのアルバムを「共有」してアルバムリンク（https://photos.app.goo.gl/～～～）をコピーする
- アルバム一覧画面で右上のメニュー（⋮）から「アルバムを共有」を選んでから「リンクを作成」するか、
- あるいはアルバムの画面を開いてから右上のシェアアイコンを押して「リンクを作成」
別アカウントで開いて保存
- 別アカウントでその共有リンクを開く
- 別アカウントで開いたアルバム画面の右上にあるクラウド（雲＋）アイコンを押す。アイコンがグレーになり「保存しました」と画面左下あたりに表示される
- アルバムを開いたそのままの画面ですべての写真を選択する
※PCなら、一番上の写真を選択してからアルバムの一番下に移動して、Shiftキーを押しながら左クリックすればその間の写真をすべて選択できる - 画面右上の「＋」を押して「アルバム」を選ぶ
- 「新しいアルバム」を選んで、名前をつけて保存
※アルバム名はいつでも変更できるので適当な名前でいいが、誤って消さないように「新」などの文字を付けておくと良いと思われる。たくさんのアルバムを移行する場合は、後で区別がつくようちゃんとしたアルバム名を付けておくこと。例）「2020年アルバム」➝「2020年アルバム（新）」など
逆共有
- 新しいアルバムを開き、「共有」してアルバムリンクをコピーする
- 元のアカウントのブラウザで新アルバムのリンクを開く
- アルバム画面の右上にあるクラウド（雲＋）アイコンを押す。グレーになり「保存しました」と画面左下あたりに表示される
- その新アルバムを開いて、逆共有した写真枚数や元のアルバムに入っていた写真が正しく逆共有されているかを確認する
- 元アルバムの写真を全部選んでからゴミ箱に入れ、元アルバムを削除する
※グーグルフォトのアルバムはいわば個々の写真にアルバム名をタグ付けしているようなものであり、アルバムを削除しても写真本体は残り続ける。そのため、まず写真をゴミ箱に入れてからアルバムを削除することで、元アカウントの使用容量を減らすことができる。
※ゴミ箱の写真は何もしなければ30日後に消える。待てない場合はごみばこを空にすればいい。
以上で元アカウントにあった元アルバム（に含まれていた写真）が削除され、別アカウントの新アルバムを逆共有して見ている状態となる。
アルバムが複数ある場合には、この作業を複数回繰り返すことになる。
おまけ：メールの整理
とはいえメールも数万本溜まってくると容量を食うのは当たり前です。しかし不要なメールを一本一本消していても埒が明きません。
こういう時に役立つのが「ラベル分け」です。
これは要するに発信元やメールタイトルなどによって自動的にラベルを付けておき分類する方法です。例えばメルマガや、ショッピングサイトのお知らせメールなどはすべてこの方法で分類できます。
方法は、大まかに以下になります。
メールのラベル付け
- メールの「受信トレイ」に届いたメールのどれかを選んで開く
- 右上にあるメニュー（⋮）から「メールの自動振り分け設定」を選ぶ
※スマホでは「ラベルを付ける」。またスマホ版では以下の”振り分けルール”機能はない - するとFrom（メール発信元）、件名、含む文字列等によって絞り込みが可能で、この画面で絞り込んでから「フィルタを作成」すると「ラベルをつける」というのが選べるようになります。
- 通常はFromで自動振り分けルールが設定できるはずです。※スマホ版では振り分けルールはない
- 間違いのないのは「From」であり、次いで何か固定のワード（”～～マガジン事務局”、”～～編集部”、”特選タイムセール”など）です。これらの組み合わせも可能。
- 重要なのは「ラベルをつける」で、自分で区別のつくラベル名を選ぶようにしましょう
- ここで「受信トレイをスキップする」「既読にする」などが選べますが、慣なれないうちは見逃してしまう恐れがあるため、これら2つは選ばないようにしましょう。ましてや既読にする＋受信トレイスキップをすると、未読件数表示もされないため余計に把握しづらくなりかねない
- この時「一致するスレッドにもフィルタを適用する」を選んでおくと、過去メールにも同じルールが適用されて同時に整理することが出来ます
こうしてラベル付けすると、メール管理が格段に楽になります。
PC版なら左側（スマホ版では左上ハンバーガーメニュー”≡”）にそのラベルが並び、ラベルを選ぶとラベル付けされたメールで絞り込んで読むことができるようになったはずです。
ラベル名の横に入っているメール数も表示されるため、不要なメールの洗い出しが一瞬で行えるようになります。
特にショッピングサイトのメールなど毎日・毎週届いていてその週くらいしか意味のないメールについては、1か月に一度程度全部削除してしまってもよいでしょう。
ラベル別のメール削除
消す方法は簡単です。
- ラベルを選んで表示
- 画面上段にあるチェックボックスをクリック
- 「このページ内のスレッド xxx 件すべてが選択されています。」と表示される
- さらに「”ラベル名” のスレッドxxxx件をすべて選択」というリンクも表示されるのでそれもクリックする
- ※念のため一番最初（過去）のページへと移動して、サブスクライブメールなどを必要に応じて除外してから
- 「削除ボタン」を押すとゴミ箱に移る。そのまま30日が経過すると自動で消えていく
以上でラベルごとにメールを削除することが出来ます。1通1通削除することを考えれば格段に楽ですね。
もしPC版を利用していて、「見るまでもないメールだが何かのアカウントを維持するために仕方なく取ってる」というものがあれば、さっきの「メール振り分けフィルタ」作成時に「受信トレイをスキップする」であったり、あるいは「削除する」なんて選択肢もあります。受信だけして自動で捨てるなんてことも可能だということです。こうすることでメール管理の時間を大幅に削減することができるはずです（2000年代の古いテクニックですが…）。
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